Spotkania diagnostyczne, mimo trudnej treści wymuszonej ustawą zobowiązującej wykonawcę zewnętrznego do szczegółowej i sformalizowanej analizy urbanistycznej, mają charakter swobodnej dyskusji o sytuacji Gminy i możliwych kierunkach jej rozwoju. W każdej miejscowości odbywają się według identycznego scenariusza, a na prezentację ustaleń wstępnych i rozmowę poświęca się do 150 minut. Zaproszeni są wszyscy mieszkańcy niezależnie od wieku, liderzy społeczności, członkowie stowarzyszeń i grup społecznych, którzy chcą razem dyskutować o sprawach publicznych i politykach gminnych w poszczególnych obszarach lub przysłuchiwać się takiej rozmowie. Obecny na każdym spotkaniu przedstawiciel Gminy będzie konsekwentnie jedynie przysłuchiwał się dyskusji, żeby dyskusja mogła opierać się wyłącznie na spostrzeżeniach uczestników. Zadanie Urzędu Gminy to współredakcja i korekta powstającego tekstu oraz dostarczanie wykonawcy niezbędnych informacji w oczekiwanym zakresie.
Celem pierwszej serii spotkań odbywających się popołudniami w każdej, nawet najmniejszej wsi, jest wspólne stworzenie odwołującego się do spostrzeżeń społecznych tekstu prawnego Strategii Rozwoju Gminy. Będzie to obszerne opracowanie z tabelami, mapami, wykresami, opisami naukowymi, zgodnie z przepisami ustawowymi. Powoli powstający tekst będzie dokumentem prawnym, bo zostanie ostatecznie przedstawiony jako projekt uchwały Rady Gminy. Dokument zaproponuje kierunki rozwoju Gminy na najbliższe 10 lat, do których powinno się dążyć. Niekiedy Strategia będzie używana jako dowód przemyślenia konkretnych kwestii podczas starania się o dofinansowanie zewnętrzne na określony cel. Na co dzień obowiązywanie Strategii – tak jak poprzednich tego rodzaju dokumentów w Gminie – nie rodzi praw czy obowiązków dla mieszkańców i raczej nie należy przewidywać, by przewidywało sytuacje nieoczekiwane i nieakceptowalne społecznie. Strategia służy jedynie ustabilizowaniu zamierzeń gminnych organów władzy, które wyrażać się będą w przyjętych kierunkach rozwoju, stosownie do możliwości pojawiających się w kolejnych latach. Realizacja Strategii będzie zależała od posiadanych pieniędzy na jej cele oraz konsekwencji decyzyjnej wszystkich organów władzy.
Przed jej przyjęciem odbędą się aż cztery serie konsultacji społecznych, które umożliwią każdej zainteresowanej osobie wyrażenie zdania i dołożenie własnych uwag do opracowania powstającego pod nadzorem wykonawcy zewnętrznego (dr inż. Jerzy Ładysz na zlecenie Gminy z jej środków własnych). Zaplanowano, aby realne - nie wirtualne - spotkania odbywały się popołudniami, żeby każda pracująca osoba mogła bez większych trudności wziąć w nich udział i aktywnie uczestniczyć w tradycyjnej debacie publicznej. Terminy zostały ogłoszone z wyprzedzeniem. Jeśli komuś nie pasuje termin w miejscowości, w której mieszka, może wziąć udział w spotkaniu w innej miejscowości, bo wszystkie spotkania mają identyczny scenariusz i nie trzeba być mieszkańcem wsi, w której odbywa się spotkanie.
Żeby zwiększyć możliwość uczestniczenia osób zainteresowanych, spotkania odbywają się zarówno w dni robocze, jak i podczas weekendu. Ograniczeniem pozostaje jedynie kalendarz prac narzucony wykonawcy przez Gminę – całą obszerną procedurę z wypowiedziami instytucji, sąsiednich gmin, mieszkańców, kolejnymi wersjami dokumentu wykonawca musi skończyć w tym roku. Ograniczeniem pozostaje też dostępność obiektów, bo świetlice są intensywnie użytkowane na cele społeczne np. Dzień Matki, wybory itp., wiec terminy są przyjęte takie, jakie umożliwiają sprawne przeprowadzenie procedury. Stąd właśnie zachęta dla osób zainteresowanych, którym nie pasuje jeden z 6 zaproponowanych terminów, by korzystać z możliwości uczestniczenia w spotkaniach również w innej wsi niż się zamieszkuje. W porównaniu do innych gmin opracowujących Strategię to bardzo szeroki zakres konsultacji.
Kolejnym etapem konsultacji społecznych będzie możliwość wypowiedzi wszystkich osób zainteresowanych o wstępnym projekcie Strategii powstałym na gruncie spotkań diagnostycznych. Przewiduje się konsultacje w podobny sposób jak w pierwszej serii konsultacji, ale dodatkowo również przez internet za pomocą formularza uwag. Następnie Strategia będzie omawiana w trzeciej serii konsultacji, już po weryfikacji przez inne instytucje, na jednym spotkaniu ogólnogminnym i w internecie. Uwagi na formularzu do powstałego tekstu mogą być zgłaszane internetowo, w odróżnieniu od swobodnej dyskusji mającej na celu diagnozę sytuacji, więc zostaną dopuszczone proceduralnie na dalszym etapie.
Ostatecznie tekst Strategii trafi do Rady Gminy, w której również będzie omawiany na komisjach i finalnie na sesji Rady Gminy, tu również osoby zainteresowane będą mogły wyrażać swoje zdanie. Udział społeczeństwa jest więc możliwy na wielu etapach przez co najmniej kilka miesięcy i warto z tej możliwości korzystać, by wspólnie stworzyć satysfakcjonujący naszą społeczność dokument, który w kolejnych latach będzie wyznaczał kierunki rozwoju Gminy.
O kolejnych etapach pracy nad Strategią Urząd Gminy będzie informować na stronie internetowej i w mediach społecznościowych (Facebook).
